El entusiasta equipo detrás de cada evento de Universidad Galileo

El entusiasta equipo detrás de cada evento de Universidad Galileo

Con el fin de que todos los integrantes de la gran familia Galileo nos conozcamos, Revista Galileo sigue presentando a los diferentes equipos de trabajo. Aquí toda la información que necesitas saber del Departamento de Comunicación Corporativa y Eventos.

Cada vez que hay una actividad en Universidad Galileo hay tres personas que han estado trabajando para que sea un éxito. Su cordialidad y amable sonrisa suelen darle la bienvenida a los asistentes.

Se trata del Departamento de Comunicación Corporativa y Eventos que está conformado por la M.Sc. Mónica Corado, Directora Jornada Matutina; la Licda. Astrid Castañeda, Asistente administrativa; y el M.Sc. Héctor Chinchilla, Director Jornada Vespertina. Trabajan bajo la jefatura del Lic. Jean Paul Suger, Vicerrector Administrativo.

Este Departamento fue creado con el objetivo de contar con una unidad que coordine la logística del desarrollo de las actividades institucionales en cuanto a la planificación, organización y ejecución de las mismas.

M.Sc. Mónica Corado, Directora Jornada Matutina.

ASÍ SON SUS LABORES

El Departamento de Comunicación Corporativa y Eventos funciona como enlace de comunicación con otras áreas de servicios de la universidad como el Departamento Ges, Medialab, Departamento de Imagen Corporativa , Gerencia de Edificios, Departamento de Audiovisuales, Laboratorio de Computación, encargados de electricidad, Departamento de Caja, Departamento de Redes, Cafetería, Seguridad Y SAESA; también coordinan la comunicación con proveedores externos.

En cuanto a los eventos presenciales sus funciones son:

  • Planificación, organización y asesoramiento integral de eventos y otras actividades, dentro y fuera del Campus Central
  • Diseño, propuestas y decoración de espacios
  • Personalización del evento según el requerimiento y la autorización de las autoridades por medio de un memo
  • Coordinación y gestión de solicitudes de servicios con otras áreas de la Universidad
  • Diseño, distribución y montaje de espacios (mesas, cóctel, celebración, seating y regalos de invitados, etc.)
  • Propuesta y asesoramiento para desayunos, brunchs, almuerzos, refacciones y cenas acorde al evento
  • Coordinación de servicio de meseros el día del evento
  • Coordinación y contratación de servicios externos (toldo, tarimas, mobiliario, pantallas, sonido, iluminación, tarimas, equipo audiovisual, elaboración de montaje en 3D y producción mapping)
  • Realización de programa y protocolo del evento
  • Fungir como Maestro(a) de Ceremonias. 
  • Coordinación y protocolo durante el evento (momentos especiales, regalos, música, detalles a invitados)
  • Planificación de reuniones con organizadores previo al evento para ver los últimos detalles con todos los involucrados.
  • Soluciones inmediatas durante el evento
  • Recepción y atención a medios e invitados 
  • Supervisar el manejo de la Imagen Institucional durante el evento.(carpetas, souvenir, acrílicos, proyección de material audiovisual en las pantallas, etc.) 
M.Sc. Héctor Chinchilla, Director Jornada Vespertina.

En cuanto a evento virtuales sus funciones son: 

  • Organización integral de la actividad
  • Reunión con los organizadores vía zoom
  • Asesoramiento para la actividad. 
  • Personalización del evento según el requerimiento y la autorización de las autoridades por medio de un memo 
  • Coordinación y gestión de solicitudes de servicios con otras áreas de la Universidad 
  • Planificación de reuniones con los organizadores previo al evento para ver los detalles con todos los departamentos involucrados 
  • Realización de pruebas un día antes de la actividad 
  • Realización del programa, guión y escaleta del evento 
  • Control de los pormenores durante el evento en línea 
  • Fungir como Maestro(a) de Ceremonias 
  • Supervisión y clasificación de comentarios durante la transmisión en redes sociales. Apoyo con la clasificación de preguntas a trasladarse al conferencista.
Licda. Astrid Castañeda, Asistente Administrativa.

EL TRABAJO DE CADA UNO

Los Directores, M.Sc. Mónica Corado, Directora Jornada Matutina; y el M.Sc. Héctor Chinchilla, Director Jornada Vespertina, se encargan de la logística, planeación, coordinación y supervisión de todos los eventos institucionales, así como su comunicación interna con los departamentos, el protocolo y son los maestros de ceremonias oficiales de la universidad.

Ellos son el primer contacto de las facultades, departamentos, escuelas e institutos de la universidad para organizar un evento interno o externo. Los solicitantes son guiados para cumplir los objetivos de la actividad y gestionar todos los requerimientos de servicios necesarios con los otros departamentos de la Universidad, siendo un enlace de contacto con las áreas involucradas.

Así mismo los apoyan para facilitar el trámite de las autorizaciones de parte de las autoridades. También se encargan de la coordinación, negociación y contratación de servicios externos que requieran las facultades, departamentos, escuelas e institutos en sus actividades, previo a las autorizaciones correspondientes.

Por su parte la Licda. Astrid Castañeda, Asistente Administrativa del Departamento de Comunicación Corporativa y Eventos se encarga de apoyar en temas de logística, coordinación, planeación y organización de todos los eventos. También brinda apoyo como maestra de ceremonias de forma virtual y presencial cuando se requiere.

Así mismo, agenda reuniones, calendariza eventos, a su vez realiza una comunicación con proveedores y departamentos de servicios internos de la universidad.

PARA ASEGURAR EL ÉXITO DE SU EVENTO

Si las facultades, escuelas u otros departamentos necesitan organizar un evento, para iniciar el proceso deben enviar un correo electrónico a cce@galileo.edu para solicitar apoyo para la coordinación y planificación de su evento presencial, virtual o híbrido.

También pueden comunicarse a las extensiones 7345 y 7346. Su oficina está ubicada en el Tercer nivel torre I del Campus Central, Oficina 316.

CON SUS PALABRAS

“Nos consideramos un departamento proactivo e innovador en el cual buscamos dejar una huella en cada uno de los eventos organizados”, dice la M.Sc. Mónica Corado.

“Nos gusta marcar la diferencia como departamento a través de la calidad de nuestro trabajo y el servicio de calidad, porque cada evento que organizamos es la carta de presentación de Universidad Galileo ante la población estudiantil, las autoridades e invitados especiales con el fin de reflejar la misión y visión de nuestro rector el Dr. Eduardo Suger”, dice el M.SC. Héctor Chinchilla.

“Somos un departamento pequeño pero clave para la Universidad, porque de nosotros depende dar una buena impresión de la institución educativa a través de nuestro trabajo en equipo”, dice la Licda. Astrid Castañeda.

| Revista Galileo| diciembre 2024 |
Etiquetas: Edición 33,

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Edición No. 33

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